Gestire un team a distanza: semplici regole per il successo

Per gestire con successo un team a distanza un leader deve seguire poche e semplici regole per generare fiducia, appartenenza e collaborazione tra tutti i membri del gruppo.

Sicuramente il lavoro a distanza da remoto ha tanti vantaggi, come ad esempio la riduzione dei costi, ma rende complessa l’attuazione di una strategia e la gestione del team.

Ci sono professionisti in grado di lavorare ed essere produttivi in qualsiasi parte del mondo si trovino e altre che necessitano di stare in ufficio in quanto sentono il  bisogno di confrontarsi e relazionarsi fisicamente con il resto del team.

Per superare le difficoltà di gestione a distanza del team e attuare le strategie che portano al successo, è necessario instaurare un rapporto di fiducia con tutti i membri del gruppo di lavoro. Infatti come afferma Fabrice Teboul (Direttore Marketing Continental Europe) “La fiducia nelle persone che lavorano in remoto è un fattore chiave per il successo”.

Avviato il corretto rapporto di fiducia, colui che ha il compito di gestire il team in smart working, deve essere  adeguatamente informato, non può infatti, trattandosi di persone, lasciare che la tecnologia risolva tutto da sola. Il team leader del lavoro da remoto, per essere tale, deve dimostrare prudenza e conoscere tutte le problematiche che si possono riscontrare durante lo smart working. Infatti, per gestire un team in remoto deve tenere in considerazione supporto e assistenza, comunicazione, trasparenza, indipendenza del singolo, bilanciamento tra vita di lavoro e privata.

Supporto e assistenza del team in smart working

Nulla deve essere lasciato al caso: non tutti infatti avranno le adeguate competenze per lo smart working. A tal fine, il leader deve essere presente e dinamico, deve essere in grado di gestire con pazienza anche i compiti più semplici e deve garantire l’orientamento del lavoratore alle nuove procedure, nonché definire chiari obiettivi di lavoro.

I problemi possono essere risolti solamente garantendo assistenza e supporto costante.

Comunicazione all’interno del team in smart working

Nella maggior parte dei casi, gli errori che si commettono all’interno dei team che lavorano da remoto, sono attribuibili a problemi di comunicazione. Il team leader deve essere reperibile, in grado di indicare in maniera chiara i canali comunicativi da utilizzare; inoltre deve essere tempestivo nel risolvere gli eventuali problemi. Trasmettere delle linee guida e delle procedure attuative ai lavoratori è fondamentale per evitare incidenti di percorso. Nella gestione del lavoro da remoto è importate definire un orario di chiamata (generalmente mattutina) per definire obiettivi e aspettative giornaliere. Risulta altrettanto importante per il team leader avere un riscontro sulle attività svolte e ricevere eventuali proposte di miglioramento, al fine di implementare le procedure lavorative.

Trasparenza nella gestione del lavoro da remoto

Il soggetto che si trova gestire un team a distanza, spesso ha difficoltà  nel tenere sotto controllo le attività svolte da tutto il personale. A tal fine, compito del team leader è cercare di rendere trasparente le presenze, il tempo di lavoro e di pausa al fine di facilitare un  rendimento efficiente del gruppo di lavoro.

Rendere indipendente il lavoro del singolo professionista 

Il Team leader deve essere in grado di scegliere i sistemi gestionali e i tool più adatti allo svolgimento dello smart working, assicurandosi che tutti i lavoratori sappiano usarli per essere autonomi. Infatti, è importante che attraverso strumenti come, linee guida e file condivisi, chi lavora da casa abbia il massimo grado di autonomia.

Aiutare il team a conciliare la vita con il lavoro da remoto

Lavorare da remoto può creare un certo senso di solitudine nei lavoratori, visto che manca il contatto fisico con il resto del team. Compito del team leader è trasferire ai componenti del gruppo di lavoro l’importanza di trovare il giusto equilibrio tra vita privata e lavorativa e aiutarli a capire come fare. Potere chiacchierare con i membri del team su questioni non lavorative, come scambi di idee consigli su attività fisica, momenti di relax fuori da casa, è un metodo per condividere momenti con i lavoratori e scandire le giuste pause.

Succede spesso che i team leader, una volta che il lavoratore è in grado di essere autonomo nella sua attività da remoto, consiglino di lavorare all’interno di coworking o spazi condivisi al fine di risolvere il problema della solitudine durante lo smart working.

Lavorare con diverse risorse da remoto non è facile. Per poterlo fare al meglio, come abbiamo visto, bisogna essere molto preparati nella gestione delle risorse, il team deve essere valido e motivato, deve avere fiducia e visione d’insieme pur essendo a distanza. Ma i risultati possono essere eccellenti e a costi ridotti.